Le règlement machines (UE) 2023/1230 s’applique à partir du 20 janvier 2027 et autorise une notice d’instructions au format numérique. Elle doit rester accessible au moins 10 ans, imprimable et téléchargeable. Ce guide explique ce qui change et comment relier chaque notice au numéro de série de la machine.
Ce que dit le règlement (UE) 2023/1230
Le règlement (UE) 2023/1230 permet, à partir du 20 janvier 2027, de fournir la notice d’instructions sous forme numérique. Selon l’INRS, la notice numérique doit rester accessible en ligne pendant la durée de vie de la machine, et au moins 10 ans. Elle doit pouvoir être imprimée et téléchargée.
Ce guide ne remplace pas la lecture du texte. Les conditions précises, notamment les cas où une version papier reste due, doivent être vérifiées avec votre service réglementaire. Source : règlement (UE) 2023/1230 et fiches de l’INRS, consultés le 29 octobre 2026.
Pour un fabricant, la question pratique est simple. Comment publier une notice qui reste juste, machine par machine, pendant plus de 10 ans ?
Ce qui coince aujourd’hui
Le principal obstacle n’est pas le format numérique, c’est la version. Un fichier PDF par modèle ne dit pas à quelle machine il s’applique.
Prenons un exemple illustratif : un fabricant de machines de boulangerie. Il vend des pétrins, des diviseuses et des fours en série. Chaque modèle a connu plusieurs versions, avec ses notices, ses schémas et ses listes de pièces. Le tout dort dans des PDF éparpillés et des classeurs papier.
Les difficultés sont toujours les mêmes :
- La mauvaise version : le technicien ou le client ouvre une notice qui ne correspond pas à sa machine.
- Des documents dispersés : une procédure est mise à jour à un endroit, pas à l’autre.
- Une notice figée : elle ignore tout de l’état réel de la machine.
- Des appels évitables : le SAV répond à des questions dont la réponse figure dans la notice.
Mettre ces PDF en ligne tels quels ne règle aucun de ces points. Cela les rend seulement visibles par plus de monde.
Une notice reliée au numéro de série
La réponse d’IngeFleet consiste à rattacher la documentation au numéro de série, et non plus au modèle. Le module Product tient la carte d’identité de chaque machine : version, options, nomenclature, pièces. Le module Documentation affiche les notices et procédures qui s’appliquent à cette version-là.
| Donnée utilisée | Origine | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| Numéro de série | Product | Retrouver la machine exacte |
| Version et options | Product | Afficher la bonne documentation |
| Nomenclature et pièces | Product | Commander la bonne pièce |
| Codes alarme (si connectée) | Gateway IngeFleet | Lancer le bon arbre de dépannage |
| Heures et cycles (si connectée) | Gateway IngeFleet | Adapter la procédure d’entretien à l’usage |
Une procédure commune à plusieurs versions est écrite une seule fois. Une procédure propre à une version ne s’affiche que pour les machines concernées. Le détail est dans notre page sur la notice par numéro de série.
Du QR code à la bonne documentation
Un QR code posé sur la machine ouvre directement la documentation de cette machine-là. Le client final n’a pas à chercher son modèle ni sa version dans un catalogue.
Le QR code porte l’identité de la machine. La plateforme fait le reste : elle retrouve la version, les options et la langue. Le lecteur arrive sur une page qu’il peut consulter, imprimer ou télécharger. Ces trois usages correspondent aux attentes décrites par l’INRS pour la notice numérique.
Le parcours complet, de l’étiquette à l’écran, est décrit dans la page du QR code à la bonne documentation.
Quand la machine est connectée
La connexion n’est pas obligatoire, mais elle rend la documentation vivante. Avec la gateway IngeFleet, la notice sait dans quel état se trouve la machine.
La gateway se raccorde à la régulation en Modbus RTU par quatre fils. Elle remonte les données toutes les 5 minutes par la 4G, sans SIM à provisionner ni VPN. Elle ne lit que ce que la table d’échange Modbus prévoit : c’est un choix de sécurité.
Deux usages changent alors la notice :
- L’alarme guide le dépannage. Le code alarme réel lance le bon arbre de dépannage, pour la bonne version.
- L’usage guide l’entretien. Les heures de fonctionnement et les cycles déclenchent la procédure d’entretien adaptée.
Les arbres de dépannage par version sont détaillés dans une page dédiée. Sur un grand parc réel de pompes à chaleur, 90 % de la qualification est faite avant que le technicien ne parte.
Au quotidien, qui y gagne
La notice numérique reliée au numéro de série sert quatre publics, chacun à sa façon.
- Le client final scanne le QR code et trouve sa notice, dans sa langue et pour sa version.
- Le technicien suit une procédure de dépannage guidée, sans fouiller dans une pile de PDF.
- Le bureau d’études met à jour une procédure une fois, pour toutes les machines concernées.
- Le SAV reçoit moins d’appels pour des questions simples.
Ce dernier point est mesuré sur un parc réel. Dans le monde du chauffage de piscine, un fabricant l’a mesuré. Ses appels d’assistance ont baissé de 50 % quand ses clients ont accédé à la documentation et au diagnostic. Le cas est décrit dans la page supervision d’un parc de pompes à chaleur.
Avec l’option multi-accès, en PaaS, vos distributeurs et installateurs voient la documentation des machines de leur périmètre. Les droits se règlent par région, par type de parc ou par tag.
Ce qu’IngeFleet ne fait pas à votre place
IngeFleet vous aide à organiser et à diffuser la notice numérique, mais ne certifie pas votre conformité. Le contenu de la notice, son analyse de risques et son adéquation au règlement restent de votre responsabilité.
Avant de publier, faites vérifier en interne plusieurs points :
- les informations que le règlement impose dans la notice ;
- les cas où une version papier doit être fournie ;
- la durée de conservation et la disponibilité en ligne ;
- les langues requises pour vos marchés.
Côté plateforme, la disponibilité repose sur un hébergeur lyonnais certifié. Quatre data centers en région lyonnaise, reliés en anneau et en étoile, gardent les données sur au moins trois d’entre eux. Aucune interruption de service complète n’a été constatée depuis 2021. Le détail est sur la page hébergement.
Par où commencer
Le plus simple est de partir d’une gamme et de ses numéros de série existants. Trois étapes suffisent pour un premier périmètre.
- Structurer : importer les numéros de série, versions et nomenclatures dans Product.
- Rattacher : associer chaque notice et chaque procédure aux versions concernées dans Documentation.
- Publier : imprimer les QR codes et les poser sur les machines neuves ou au prochain passage.
La connexion peut venir ensuite, gamme par gamme. La mise en service tient en « quatre fils, un scan ».
Les modules utilisés
Trois modules suffisent pour une notice numérique par numéro de série ; le socle IngeFleet s’ajoute si la machine est connectée.
| Module | Rôle |
|---|---|
| Product | Numéro de série, version, options, nomenclature |
| Documentation | Notices, procédures et arbres de dépannage par version |
| Support | Questions et interventions tracées, diagnostic préparé |
| Multi-accès (option) | Accès des distributeurs, installateurs et clients finaux |
| Socle IngeFleet | Alarmes et compteurs qui guident la documentation, si connectée |
Pour approfondir un point précis, consultez ce que change le règlement machines en 2027. Si votre parc dépend d’un service d’accès distant en fin de vie, lisez aussi notre guide sur la fin d’un service d’accès distant.
